备用金是指委托方或第二委托方按照代理人的要求，在建立代理关系后预付给代理人用作支付船舶在港期间所发生的一切费用和船员借支或其他费用支出的预付款项。根据代理人不为委托人垫付任何款项的原则，代理关系建立后各委托人必须及时将备用金汇至代理人处，否则因此而造成船舶延误及其他损失或费用均由委托的一方负责。从这一意义上说，汇寄备用金就构成了建立代理关系的必要条件之一。

l．备用金的索汇

在建立代理关系后、船舶到港之前，代理人必须向委托方或第二委托方索汇备用金，并且还可以按照实际需要随时提出增汇要求索汇备用金的数额是代理人根据船舶的总吨、净吨和装卸货物的种类、数量等货物资料及船舶在港的任务，或增添燃料、淡水、物料、食品等资料估算出来的。

2．备用金的使用

代理人在使用备用金时要指定专人掌握备用金的使用，随时注意使用情况，发现可能超支时要及时提出增汇。船务部门也要经常与掌握备用金使用的人员联系，随时掌握船舶在港作业的进度和费用开支情况，严格按照备用金使用的范围和索汇备用金时分列的费用项目专款专用，逐船逐航次确定供应品的限额。此外，对于船员借支也要严格掌握，只能在委托人汇寄的船员借支项下的数额范围内借支。如果委托方未按索汇金额如数汇寄备用金，则开支时应以保证港口费用、吨税和代理费用的开支为原则控制使用。

3．备用金的结算

船舶离港后，代理人应及时汇总船舶在港所支付的各项费用和应收取的代理费，详细列出航次结账单，如表8—1所示，连同所付的各项收费单据寄交委托方，并将扣除上述费用后的备用金余额退回或结存。

无论是长期代理还是航次代理，备用金的结算都应以“一船一结”为原则，并且都应在船舶离港后及时（或在一定的限期内）做出航次结账单，随附所付费用的收据寄交委托方。所不同的是，在航次代理情况下，备用金按航次结算，代理人在寄交航次结账单及随附的各项收费单据的同时，应将备用金的余额退还委托方或根据委托方的要求将余额结存；而在长期代理的情况下，备用金虽不必按航次结算，但在船舶离港后仍需及时将航次结账单及随附的各项收费单据寄交委托方，并按月向委托方抄送往来账，核清账目。