在船舶到达国外港口之前，船公司首先要为自己所属的船舶在将要到达的港口选定代办船舶在港期间的一切业务的代理人，并与代理人建立代理关系。

船舶代理关系可分为长期代理关系和航次代理关系。船公司可能按船舶到达某一港口的频繁程度决定与代理人建立长期代理关系或航次关系。如果船公司某港有派出机构，则可与当地代理公司签订协议，合营代理其船舶以节约代理费用。

1．长期代理

长期代理是指船公司根据船舶营运的需要，在经常有船前往靠泊的港口为自己选择适当的代理人，通过一次委托长期有效的委托方法，负责管理到港的属于船公司所有的全部船舶的代理关系形式。

建立长期代理关系的前提条件是作为委托人的船公司所属的船舶经常来港。在这种情况下，长期代理可以简化委托手续和财务往来结算手续。就班轮运输而言，在固定航线上，经常往返于航线固定的挂靠港之间，显然以建立长期代理关系更为合适。这种代理关系既可以通过签订正式的专门委托代理合同(协议书)来建立，也可采用由委托人以书面形式向代理公司或代理行提出委托，经代理公司或代理行接受的方式来建立代理关系，并且后者是常用的方式。

2．航次代理

航次代理是指对不经常来港的船舶，在船舶每次来港前由船公司向代理人逐船逐航次办理委托，并由代理人逐船逐航次接受这种委托所建立的代理关系。凡与代理人无长期代理关系的船公司派船来港装卸货物或因船员急病就医、船舶避难、添加燃料、临时修理等原因专程来港的外国籍船舶，均需逐航次办理委托，建立航次代理关系。船舶在港作业或所办事务结束离港后，代理关系即告终止。

船舶公司按航次向代理人委托航次代理时，须在船舶抵港前若干天(一般为10天)，以书面形式向船舶到达港的船舶代理人提出委托，并在船舶抵港若干天前将船舶规范、有关的运输合同和货运单证寄交所委托的代理人。代理人接到书面委托，查明船舶国籍，明确船舶来港的任务，审核船舶规范、运输合同或贸易合同、货主单证等是否齐全，明确费用的分担和费用的结算对象，如果认为没有什么问题，经索汇备用金，航次代理关系即告建立。

在我国还存在所谓第二委托方代理的代理关系形式。委托方一般是指提出委托并负责结算船舶港口费用的一方；除此之外，对于同一艘船舶要求代办有关业务的其他委托人均称为第二委托方。在一般情况下，船舶代理的委托方是船方，第二委托方可以是船方、承租人、货主或其他的有关方。一艘船舶的代理只有一个委托方，但同时可以有一个或几个第二委托方。委托方和第二委托方的确定，不仅要看由谁委托代理、港口费用由谁负担，而且还要看由谁负责结算。例如，有的航次租船合同规定，船舶代理人由承租人委托，费用也由承租人结算，在这种情况下承租人就是委托方。如果同时船舶所有人也要求代理人为其办理业务，则船舶所有人就是第二委托方。又如，租船合同规定船舶代理由承租人委托，而费用则向船舶所有人结算，这种情况下船舶所有人是委托方；如果承租人也明确代理人也为其办理有关业务，则承租人是第二委托方。

代理人与委托方以外的有关方建立第二委托方代理关系时，也必须由委托人提出书面委托。提出委托要求的第二委托方在提出委托要求时，也必须提供与委托办理事项有关的运输合同和其他货运资料，并汇寄备用金。