山西省人民政府办公厅关于认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》做好公文处理工作有关事项的通知

山西省人民政府办公厅关于认真贯彻《国家行政机关
公文处理办法》做好公文处理工作有关事项的通知

（晋政办发［2001］18号）

各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委、办、厅、局：
国务院发布《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号），以下简称《办法》）以来，特别是全省政府系统秘书长、办公厅（室）主任会议之后，各地（市）和省直各部门在转变工作职能、工作方式和工作作风方面采取了一些有效措施，取得了一定的成绩。但是，在实际工作中，特别是在公文处理工作中仍然存在一些问题不容忽视，如：有的部门不按规定办事，以手写稿纸、部门内部使用的请示报告卡片向省人民政府及省人民政府办公厅报送文件；非领导交办事项，不通过办公厅文秘部门而将文件直接报送领导个人；对报送文件前不按规定与有关部门沟通、协商，造成工作的脱节；有的部门对省人民政府及办公厅交办的事项迟迟不作答复，办事拖拉，效率低下；有的部门报请省人民政府审批和行文的事项，在部门内部滞留时间过长，留给省人民政府研究和处理的时间过短；还有些地方和部门向省人民政府报送文件，常出现文件格式错误、上行文漏标注签发人、联系人及联系电话等问题；个别单位在文头设计、发文字号确定上级不严肃，发文机关标识竟然出现了“中共ＸＸ乡人民政府文件”的字样等，违背了公文的严肃性、权威性和规范性的原则，有损政府形象，影响办事效率。为了进一步贯彻落实《办法》要求，做好公文处理工作，现就有关事项通知如下：

一、各级、各部门（包括议事协调机构，下同）要认真贯彻落实《办法》，全面把握、严格执行。各级、各部门主要负责人要从依法行政、做好政务工作的高度重视公文处理工作，要以身作则，模范遵守《办法》，并以贯彻落实《办法》为契机，加强对公文处理工作的领导和检查，加强文秘工作队伍的建设，组织制定系统、完善的公文处理工作制度，突出加强对公文的审核把关，树立“精品”意识，把好行文关、内容关、政策法规关、文字关和审批签发手续及公文体例格式关，进一步规范办文程序、减少公文数量、确保公文质量、提高办事效率。凡报送省人民政府及办公厅的文件，报文单位应按《办法》规定经本单位文秘部门认真审核把关，由主要负责人或主持工作的负责人签发，印制成正式公文按规定渠道报送。除省人民政府领导交办的事项外，不得直接报送领导同志个人。省人民政府各领导同志处收到不是省人民政府领导同志交办而由部门直接报送省人民政府领导同志个人的公文，应转交省人民政府办公厅按程序办理。自2001年1月起，凡报送省人民政府及办公厅的公文，一律要按照《国家行政机关公文格式》（ＧＢ／Ｔ9704－－1999）制作。凡不按《办法》规定报送的文件，省人民政府办公厅将附《山西省人民政府办公厅退文处理通知单》（样式附后），标出来文中的不妥之处，退回报文单位。

二、各级、各部门要坚决克报官僚主义、推诿扯皮和自行其是等不良作风，进一步转变工作方式，规范和改进公文运转程序，加快公文办理，确保政令畅通；各有关部门要树立全局观念，紧紧围绕省人民政府的中心任务恪尽职守，努力工作。在有关部门制定政策需征求各相关部门意见时，各级、各部门要以大局为重，认真履行职责，充分发表意见，不回避矛盾。省人民政府一旦做出决定，各级、各部门必须不折不扣地贯彻执行，不得各取所需、各行其是。需要转有关部门办理的公文，省人民政府办公厅将以《山西省人民政府办公厅公文处理通知单》（样式附后）的形式转给相关部门，凡有时限要求的，各部门应在规定时限内办结；需回复的应及时回复，因特殊情况不能按时办结或回复的，应在时限内以书面形式向省人民政府办公厅作出说明。凡属征求意见的事项，承办部门应严格按期回复，逾期不回复，即视为没有不同意见。凡因不及时回复影响工作的，承办部门要将公文在本部门办理的过程，书面报省人民政府办公厅，并就此承担相应的行政责任。对省人民政府办公厅未明确提出办理期限的，各部门也应认真负责，尽快办理。

三、各部门要认真履行职责，部门间要加强沟通、协商。属于部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文，联合行文应明确主办部门；属于主管部门职权范围内的事务，应当直接报送主管部门处理，省人民政府办公厅一般不承担协调性事务。请示省人民政府的事项如涉及其他部门的职责，主办部门要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合；部门间如有分歧，主办部门要根据《办法》规定由主要负责人出面协调。经协调仍有意见分歧的，主办部门应将有关部门的意见及理据列明并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责同志会签后上报省人民政府。
部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提交主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文；需要报送省人民政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。

四、各级、各部门要加强工作的计划性和前瞻性，凡需请示省人民政府或需省人民政府办公厅处理的事项，应当统筹安排，抓紧做好前期工作及时上报，给省人民政府及办公厅留出研究、处理的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项也不得少于7个工作日；特别紧急的事项，需要在7个工作日以内批复处理的，除突发事件以及法律、法规另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程，并合理确定紧急程度。

五、各级、各部门要采取切实有效措施，精简文件。发文必须遵循“确有必要”和“少而精”的原则，要把工作重点放在深入实际、深入群众，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上。各级文秘部门要把精简文件作为重点工作之一，下决心做好。
凡不按上述要求报送的文件，省人民政府办公厅将一律退回报文单位。

六、各级、各部门要及时总结公文处理工作的经验和不足，主要负责人要亲自组织对《办法》落实情况的监督检查，并建立公文处理工作通报制度。省人民政府办公厅将对各地（市）、各部门执行《办法》和本通知的情况进行检查，定期向省人民政府领导同志报告，并向各地（市）、各部门进行通报。

山西省人民政府办公厅
二00一年二月十九日

山西省人民政府办公厅关于认真贯彻《国家行政机关 公文处理办法》做好公文处理工作有关事项的通知

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