福建省人民政府办公厅关于进一步加强与改进行政机关公文处理工作的意见

福建省人民政府办公厅关于进一步加强与改进行政机关公文处理工作的意见

(闽政办[2006]177号)

各市、县（区）人民政府，省政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：

国家行政机关的公文是各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性，是加强领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式，起着传达政令、指导工作、公务联系、记载凭证的作用。

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）自2001年1月1日实施以来，全省各级行政机关认真贯彻执行《办法》，公文处理工作朝着规范化、制度化、科学化的道路迈进，工作效率、公文质量和公文电子化水平不断提高，公文运转正常，政令比较畅通，为完成各级行政机关的中心工作做出了应有的贡献。但是，随着行政管理体制改革的深化，法制的逐步健全，电子公文的普遍应用等，对公文处理工作也提出了新的要求。为了适应形势发展，更好地落实《办法》提出的要求，服务海峡西岸经济区建设，现就进一步加强和改进全省行政机关公文处理工作提出如下意见：

一、更新观念，加强对行政机关公文处理工作的领导

（一）各级行政机关应把公文处理工作摆在政务工作的重要位置，高度重视并切实抓好。尤其是领导干部，要站在依法行政、加强政风建设的高度来认识机关公文处理工作的重要性，认真落实《办法》中关于“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作”，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作”的要求，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。在确保公文处理质量的前提下，努力提高运转速度，使公文在行政机关履行“经济调节、市场监管、社会管理、公共服务”的职能中发挥积极的作用。

（二）要用科学发展观统领公文处理工作，树立与科学发展观相适应的、新的工作理念。在公文处理工作中，坚持以人为本，转变工作观念，创新工作模式，提高公文处理工作质量和效率，促进公文处理工作全面、协调、可持续发展。

（三）要牢固树立“大文电”观念，构建“大文电”网络。以学习贯彻《办法》及配套文件为根本，进一步夯实全省文电工作基础。通过几年努力，逐步做到全省各级行政机关领导熟悉、重视、支持公文处理工作；行政机关办公厅（室）切实履行对公文处理工作的管理指导职责，文秘人员熟练掌握运用《办法》和相关规定，公文处理工作制度健全并得以贯彻执行；公文处理工作网络体系健全完善，联络渠道畅通，纵向、横向的经常学习交流和支持配合机制得以建立，形成上下贯通、左右联系、管理有序、运行高效的公文处理工作机制；公文处理工作适应形势发展需要，人员力量加强，素质得到提高，办公自动化建设进一步推进，公文处理工作质量与效率明显提高，更加有效地为政府中心工作服务。

（四）各单位要为公文处理工作人员营造良好的工作环境，提供必要的技术手段，注重对他们进行业务培训，充分关心他们的工作、生活和成长，切实帮助他们解决实际困难。

二、规范程序，建立健全公文处理工作制度

（五）制度建设是一项根本性、全局性、稳定性和长期性的工作，是做好一切工作的基础和保证。各单位要按照《办法》的规定，紧紧围绕公文处理工作的质量和效率，结合本机关实际，从工作需要出发，不断探索、勇于创新，认真制定并不断完善公文运转程序规则和相关工作制度，通过制度来规范公文处理工作的每一个环节。

（六）加强制度的落实，严格按照制度办事。办公厅（室）是本机关公文运转的枢纽，是公文进出的总关口。因此，本机关的公文运转规则和相关制度要由办公厅（室）组织制定并带头严格执行，推动制度的学习遵守，帮助和督促本机关其它内设机构贯彻执行。

（七）要切实加强对下级机关公文处理工作的指导。通过举办公文处理培训班、开展检查评比表彰、对不规范的公文下发退文说明单、公文错情通报讲评与展览、加强上下之间的沟通等多种方式和途径，充分了解并认真指导下级机关公文处理工作。

三、树立精品意识，切实提高公文和公文处理工作质量

（八）牢固树立精品意识，加强对制发公文的审核把关，提高发文质量。不仅要把好公文的内容关，确保内容和观点正确，确保公文是必须发、有效用的；同时要把好公文的格式文字关，确保格式标准规范，文字通顺准确，文件印制清晰整洁，用纸用墨符合归档要求。

（九）规范公文处理流程，搞好收文办理工作。要设立公文的统一入口，确保进入本机关的所有公文都通过入口审核登记，避免文件直送领导个人或一文多送；对经审核不符合规定的公文，要建立退文制度并及时做好指导衔接工作。同时，要建立纵向到底、横向到边、不留死角的公文错情通报制度，定期对下级机关报送的公文及本机关内设部门办文过程中存在的差错情况进行通报，以利于提高公文处理质量水准。

（十）切实改进文风，大力压缩发文数量。既要尽量压缩公文数量，也要注重压缩公文篇幅。在不影响内容表达的前提下，公文的篇幅应力求简短、精悍，真正做到开门见山，直述不曲，要言不繁，意尽言止。要制止发文升级倾向，凡由部门发文或几个部门联合发文能够协商解决的事项，不得要求同级政府直接行文或行文批转，也不得要求由同级政府办公厅（室）转发。各级政府部门除与下级政府商洽工作、征求意见或回复意见外，未经同级政府批准，不得向下级政府行文。部门的内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

（十一）加强档案管理工作。要严格依照《中华人民共和国档案法》和《办法》中的规定，在公文处理过程中保证有关材料符合归档要求，并做好办毕公文的整理和归档工作，确保与公文相关的有保存价值的材料都能及时归档，确保机关档案完整有序，以更好地反映本机关历史真实面貌，并为机关工作提供服务。

（十二）加强公文处理过程中的保密管理。要严格依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《办法》中的规定，以及省委、省政府的相关制度，在公文规范定密、秘密载体管理和政务信息系统保密管理等方面，都要落到实处，在人员、措施、设备上给予保障，确保政务信息该保密的能保住，该交流的能交流。

四、理顺公文处理环节，努力建设顺畅高效的公文运转体系

（十三）各单位要进一步加强管理，理顺并规范公文处理各个环节，落实到位，责任到人，努力使每个单位每个环节都能够做到顺畅高效。

（十四）公文处理要有明确的时限要求。省政府或省政府办公厅、督查室转有关设区市或省直部门办理的公文，凡明确提出时限要求的，各单位应当在规定的时限内办理完毕并行文反馈。凡未明确提出办理时限要求的，各单位应本着认真负责的精神，按照“公文提速”的要求，在效能建设要求的时限内，尽快办理并反馈。

（十五）要切实加强公文处理过程中的工作协调。各单位需要请示同级政府的事项，主办部门应当抓紧做好前期协调工作，涉及相关部门的事项应事先协调取得一致意见，无法取得一致意见的事项主办部门要列明各方理据，提出建设性意见并经过部门会签后上报政府；凡在规定期限内要由政府做出决策或转报的事项，部门请示件要提前上报，给同级政府留出研究、决策的时间。

（十六）要建立公文催办制度。各单位的主管领导对公文催办工作要亲自过问，办公厅（室）领导要亲自抓，具体承办人员要按规定及时反馈办文情况，充分发挥机关公文催办网络的作用，坚决杜绝拖延、推诿和压误的现象发生。

五、适应形势发展要求，扎实推进公文处理电子化工作

（十七）进一步推进公文无纸化传输。各单位应按要求建立和落实公文无纸化传输的管理制度和规范，确保网络传输横纵、内外畅通，形成电子公文网络传输体系，提高公文处理的时效。要积极利用福建省电子公文传输系统，进一步扩大公文无纸化传输的种类和范围，使用统一配发的电子公文模板、版式文件转换、阅读、打印工具，实现电子公文版式的规范统一，逐步向取消纸质公文过渡。尚未联通电子公文传输系统的单位，要积极创造条件，主动与技术部门联系，寻求解决办法，尽快联通。各单位自行建设的电子公文传输系统应与福建省电子公文传输系统兼容，在正式投入使用前，必须报省政府办公厅备案。

（十八）切实加强电子公文网络传输管理。各单位要指定专人管理电子公文传输设备，平时每天上、下午至少各入网一次，及时接收电子公文，收发人员应配备必要的移动通讯工具并保持7×24小时开机，以便及时接收紧急公文的提醒消息，确保电子公文传输的时效性。对于传输的电子公文，要及时下载，及时打印，及时呈送办理。在内部办理过程中，电子公文的效力视同纸质公文。要加强对上网设备的管理，严格执行国家保密制度，不得通过任何方式接入互联网；上网密码要严格保护，每月至少应更换一次。

（十九）加快实现内部公文管理电子化。各单位要按照福建省电子政务发展规划的要求，结合自身公文处理电子化的实际需要，配备相应的计算机与网络设备，做好内部公文运转管理软件的需求分析，理顺办文程序，确保与电子公文传输平台无缝集成，积极应用稳定可靠的公文运转管理软件，实现机关内部公文运转电子化管理，努力减少办文环节，提高办文效率。

（二十）适时应用公文管理新技术。支持有条件的单位自行开发应用公文二维条码系统，在公文上印制的二维条码必须符合《机关公文二维条码使用规范》（中秘文发〔2005〕56号）和省政府办公厅规定的单位条码编号要求。应用公文二维条码，必须报省政府办公厅备案。

六、完善机构，努力建设一支高素质的公文处理工作队伍

（二十一）重视培养和选拔优秀年轻干部充实公文处理工作队伍。各设区市政府办公厅（室）和省直机关办公室应设立以公文处理工作为主要业务的处（科）室，并配备熟悉《办法》、具备相应政治素质、业务理论水平和较强文字处理能力的人员担任文电（秘书）处（科）长。各县（市、区）政府办公室应配齐配强专职文秘干部从事公文处理工作。

（二十二）加强公文处理业务培训。各单位要把公文处理业务培训列入每年的工作计划，并认真组织实施。省政府办公厅每年要举办3-5期不同培训对象的培训班，各设区市政府和省直部门尤其是垂管部门每年要举办1-2期培训班，各县（市、区）政府办公室每年至少要举办1期培训班。

（二十三）建立梯度型的表彰制度。省政府办公厅每两年召开一次公文处理工作会议暨表彰会，各单位也应该1-2年对所辖区域或下属单位的公文处理工作进行总结、评比、表彰。公文处理表彰评比要有量化考核标准，包括：公文处理规章制度健全情况、公文处理机构设置和人员情况，办班次数和参与人数，年发文量和精简比率，电子公文签收情况，公文电子化应用指标等等。要避免表彰考核流于形式，真正让表彰制度起到鞭策、激励的作用。

福建省人民政府办公厅
二○○六年八月七日

福建省人民政府办公厅关于进一步加强与改进行政机关公文处理工作的意见

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