广东省涉外经济合同档案管理规定

（一九八九年十一月十五日广东省人民政府颁布）

第一条为加强对涉外经济合同档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国涉外经济合同法》的有关规定，制定本规定。

第二条本规定所称的涉外经济合同（以下简称合同）档案是指中华人民共和国的企业或者其他经济组织同外国企业及其他经济组织或者个人之间订立的、有保存价值的合同及其有关文件材料。

第三条合同档案是维护企业合法权益的有效凭证，是反映涉外经济活动的重要史料。各级档案行政管理部门必须加强对合同档案工作的监督和指导。

第四条合同档案是本单位档案的组成部分，必须按照档案工作的原则，实行集中统一管理，有效地利用。

第五条合同的归档范围，应包括国际货物买卖，兴办中外合资与合作经营企业、外资企业，中外合作勘探开发自然资源、国际工程承包、补偿贸易、来料加工装配、进料加工，技术贸易、技术谘询，技术产品开发，技术经济合作，设备进出口、运输、劳务出口，保险、贷款、租赁、保管、委托、代理等方面所形成的各种不同形式和载体的合同文件材料。

第六条合同订立过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、备忘录、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文电、合同正本及合同证明的附件等；合同履行中产生的货物进出口的海关申报单、商品检验和工商登记材料，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料，都必须归档，个人不得擅自留存。

第七条凡归档的合同文件材料必须是原件。各有关单位在形成合同文件材料时，要兼顾工作方便和归档需要。

第八条合同成立后，各有关单位应由承办人员将属于归档范围的合同文件材料收集齐全，系统整理，经部门负责人审查，于翌年上半年内移交给本单位的档案机构或档案工作人员集中统一保管。
合同履行中，有关部门还应指定承办人员负责继续收集、积累针对合同内容所产生的各种文件材料，以保证合同档案的齐全完整。

第九条归档合同文件材料的整理立卷，可根据本单位的实际情况，按项目组卷（即一个项目的合同文件材料，组成一卷或数卷），或者按项目性质、专业、结合地区、价值等特征分门别类，组成案卷。

第十条各有关单位要根据国家有关档案保管期限的规定，正确划分本单位的合同档案保管期限。凡反映本单位主要职能活动，对国家建设和历史研究有长远利用价值的合同档案，列为永久保存；对本单位在一定时期内有查考利用价值的合同档案，列为长期或短期保存。

第十一条各有关单位档案机构或档案工作人员，要根据实际情况和需要，认真编制合同档案的检索工具，积极做好合同档案的提供利用工作。

第十二条合同档案的保管、鉴定、销毁、统计、借阅工作，按国家有关档案管理的规定执行。

第十三条中华人民共和国的企业或者其他经济组织同香港、澳门、台湾的企业和其他经济组织或者个人之间订立的合同文件材料的管理，可参照本规定执行。

第十四条凡形成合同档案的单位，应根据本规定，结合本单位实际情况，制定实施细则。

第十五条本规定自一九八九年十二月一日起施行。

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