公司文秘档案管理制度

公司文秘档案管理制度

总则

第一条  公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二章 管理职责

第二条  行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务 领导 和工作实务指导。

第三条  各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

第四条  文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的 领导 下，其管理的主要职责为：

（一）制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

（二）协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

（三）负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

（四） 总结 经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

第三章 归档资料的范围、内容

第五条   计划 性文件资料：包括公司战略规划、经营 计划 、各职能部门的工作规划、计划。

第六条 批示性文件 材料 ：包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

第七条  法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

第八条  公司的重大决议：包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议 材料 、会议记录等。

第九条   总结 性文件：包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结 报告 。

第十条  凭证性材料：包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

第十一条  汇报性材料：包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等