企业合同管理应遵从的原则及如何做好企业合同管理

在商品经济下，合同是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，若是合同问题没有处理好，就可能会给企业带来纠纷，甚至是“灾难”，由此可见合同管理在现代企业经营管理中的重要。那么，企业合同管理应遵从什么样的原则，如何才能做好企业合同管理呢？就这些问题下文将为您具体阐述。

 

一、企业合同管理应遵从的原则

 

1、合法管理

 

合同管理应当符合国家相关法律、法规规定，尤其不得订立非法合同。合同的签订履行争议的处理等管理行为一般应有明确的法律依据。法律无明确规定或属法律空白的，合同应遵循一般的公平公正诚信等原则。法律明确禁止的，应通过一定的技术处理手段，使合同管理合法或至少不违法。技术上无法规避的法律禁止性规定的，合同管理不得为之。

 

2、全面管理

 

完整的合同管理应当包括有序的多个环节，各个环节需要恰当的合同管理，不可遗漏。缔约的准备阶段，包括了解对方资信、确定缔约内容等，是整个合同管理的基础阶段。审核签订阶段，包括确定合同条款、按照规定流程审核等，是合同管理的核心环节。依约履行阶段，包括己方依约履、关注对方履约等，是实现合同管理目标的有力保障。争议处理阶段，这一环节虽不是合同管理必经环节，但关系当事人利益，应妥善管理。

 

3、预防为主

 

合同管理应当以预防合同纠纷、防范经营风险为主，以解决合同纠纷、分散经营风险为辅。合同管理的主要目的在于预防潜在经营风险，而不是如何处理已经发生的经营风险。不存在合同隐患，没有发生合同纠纷，恰恰是合同管理的最大成效与终极目标。重点关注合同管理的缔约谈判，审核签订等阶段；同时注意合同履行与争议处理。前阶段的管理水平很大程度上决定了后阶段的状况或结果，所以合同管理应前重后轻。

 

4、分类管理

 

不同种类的合同，具有不同的特点，应当区别对待，采取不同的管理方式与程序。依签约的对象分，可分为内部合同与外部合同；依重要程度可分为一般合同与重大合同；依标的大小可以将其分为小额合同与大额合同，依是否涉外，分为涉外合同与普通合同；对于内部合同、一般合同、小额合同、普通合同管理难度较小，方式与程序相对简单。对于外部合同、重大合同、大额合同、涉外合同管理难度较大，方式与程序复杂。

 

5、流程管理

 

合同管理应当设置专门人员，确定合理的程序，明确分工与职责，实现协作与制衡的有机结合。合同管理不是应急事件，它是一项惯常性工作，应当按照确定的规则和程序进行。合同的流程管理是实现分工协作的基础，是管理细化及专业化的必要前提。流程管理可以充分调协不同的部门专业领域的知识资源，更可能实现管好合同的目的。流程管理明确相关部门与人员的职责，在协作管理的同时，实现有效的监督制衡。

 

二、如何做好企业合同管理

 

想做好企业的合同管理，需要注意以下方面：　

 

1、签约时合同结算方式

 

在目前国内经济活动中诚信存在缺陷时，企业可在充分利用合同法和担保法等法律法规规定以维护自身权益的前提下，在一定条件下可在结算方式中尝试使用信用证的结算方式，以解决当事人之间的信用危机。

 

信用证是国际贸易结算中常用工具，在我国以往仅见于涉外合同中，是一种由银行根据买方的请求和指示向卖方开出的一定金额的，并在一定期限内凭规定的单据承诺付款的书面文件。由于一方的开户银行对该方的现金流和资信状况更为清楚，该方能从其开户银行开出信用证，说明其对合同中主要义务的履行没有障碍，合同能够得到更加顺利履行。

 

信用证主要适用于对方突然大量订货或对对方信用状况存在疑虑的其他情况。

 

2、签约后合同风险管理

 

（1）保理

 

保理是针对企业应收账款提供的一项金融服务，是由专门的保理商将企业之间应收账单买下，然后代为收款和提供融资。企业不但可通过保理将其应收账款的收款风险转移给保理商，依靠保理商的专业技能对客户信用进行分析和管理，确保将主要资源集中于研发、制造和销售等核心环节，而且可合理运用保理融资功能，保持企业现金流的稳定。我国目前交通银行等已把这一国际惯例引入国内，推出国内保理业务。

 

保理主要适用于资金融通困难的企业如中小企业和缺乏信用管理技能的大型企业。

 

（2）信用保险

 

信用保险是一种责任保证保险，是以信用交易中债务人的信用作为保险标的，在债务人未能如约履行债务清偿而使债权人遭受经济损失时，由保险人向债权人提供风险保障的一种保险。目前信用保险仅包括进出口信用保险，国内买卖之间的信用保险尚未开展。

 

3、充分利用法律手段，应对合同纠纷的发生

 

目前合同法赋予当事人在对方有违约或其他侵犯当事人权益的行为时可行使抗辩权，追究对方缔约过失责任和违约责任，进行合同保全。

 

（1）行使抗辩权

 

抗辩权是指在发现对方有违约或预期违约的行为时，合同一方拥有不履行或中止履行相应义务的权利。目的是在对方违约时当事人可采取相应措施，防止损失的发生和扩大，以维护守约人的合法权益。

 

根据当事人在合同中的角色不同，抗辩权包括同时履行抗辩权、后履行抗辩权和不安抗辩权。如卖方在同时履行的日期根本无法供货，则买方在同时履行的日期可行使同时履行抗辩权，有权不支付货款。乘客未购票，航空公司可行使后履行抗辩权，有权拒绝其登机。卖方如得知买方正濒临破产，可要求买方提供担保并在买方不提供担保时行使不安抗辩权，不履行与买方签订的供货合同。

 

（2）及时追究对方缔约过失责任和违约责任

 

缔约过失责任是指在合同订立过程中，因当事人一方的过失致合同不能成立时，有过失的一方应就他方当事人因合同成立遭受的损失承担的民事责任。缔约过失责任包括违背诚信原则的缔约过失责任和泄露商业秘密的缔约过失责任。

 

缔约过失责任不同于违约责任，缔约过失责任发生在合同订立过程中，如发生在合同有效成立后则是违约责任。违约责任是合同成立后当事人的一种责任。违约责任是指当事人因违反合同约定依法所应承担的法律责任。

 

（3）合同保全

 

合同保全也称合同的对外效力，是指为确保债权人无特别担保的一般债权得以清偿，防止债务人的责任财产不当减少，债权人在债务人怠于行使权利时代债务人行使权利或请求法院撤销债务人不当决定的一种制度。目的是保持债务人的偿债能力，维护债权人的利益。

 

合同的保全还包括代位权和撤销权。

 

诚信是做人之本，也是企业生存、发展之本；合同既是维系诚信的基本准则，也是一种法律规范，能否实施有效管理把好合同关，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。由此，相关部门应在开展法制教育的过程中加大对《合同法》的宣传教育力度，提高全民尤其是企业对《合同法》的认识水平，增强严格按合同办事的自觉性。